Le 2 octobre dernier, le gouvernement suisse a adopté un rapport sur l’automatisation et l’intelligence artificielle dans son administration. Considérant que les ressources humaines seront plus limitées dans le futur, tandis que les volumes de données à traiter continueront à augmenter, il estime que l’administration doit revoir ses façons de travailler pour continuer à remplir ses missions.
Il faudra donc libérer du temps pour les dossiers qui demandent de l’expertise et pour l’accompagnement des usagers. Tout en posant une condition : l’automatisation doit rester « centrée sur l’humain, digne de confiance et durable ».
Partir d’un problème concret
Les priorités retenues concernent le quotidien des services : mieux faire circuler les dossiers et recueillir les avis entre administrations, faciliter la traduction, accélérer l’examen des demandes, organiser les données et améliorer les contrôles financiers et les achats. Il s’agit, par exemple, de retrouver une pièce ou de vérifier qu’une facture correspond bien à un contrat. Le rapport recommande de commencer par examiner la procédure à améliorer. Un logiciel classique suffit parfois à vérifier une date ou la présence d’une pièce. L’IA peut être utile pour lire des documents, retrouver des informations ou préparer une synthèse. Le choix de l’outil doit venir après l’analyse du besoin.
Prenons le cas d’un service chargé des demandes de subvention. Un formulaire peut signaler les champs manquants et éviter de saisir deux fois les mêmes informations. Un outil peut ensuite extraire les montants et les dates des justificatifs. Un assistant peut préparer une synthèse du dossier ou un courrier demandant des pièces complémentaires. L’agent vérifie ces éléments, examine la demande et prépare la décision de l’autorité compétente.
Cet exemple montre qu’il faut regarder toute la procédure. Si un dossier reste en attente parce qu’une validation tarde ou qu’un justificatif manque, accélérer la rédaction du courrier par l’IA aura peu d’effet.
Des communes qui partagent leurs expériences
La décision du 2 octobre porte sur l’administration fédérale, au niveau national. Les cantons et les communes restent responsables de leurs projets. Ils peuvent toutefois s’appuyer sur la coopération organisée par l’Administration numérique suisse, qui réunit les différents niveaux de gouvernement. Cette démarche encourage le partage des services et la réutilisation des solutions. Pour une petite commune, cela peut éviter de financer seule un outil déjà développé ailleurs.
Une petite commune peut-elle utiliser l’IA sans développer seule son propre outil ? Orpund et cinq autres communes ont expérimenté cette approche en 2025 avec GemeindeGPT. Cet assistant aidait leurs agents à préparer des textes, analyser des documents et répondre aux habitants, en s’appuyant sur les informations de leur administration. L’objectif était de réduire le temps consacré à la recherche et à la rédaction, tout en laissant aux agents la vérification des réponses.
Le projet illustre l’intérêt de partager le développement d’une solution entre plusieurs collectivités. Sa première phase a bénéficié d’un soutien de 120 000 francs suisses, soit environ 129 000 euros. Ce financement concernait le développement commun de l’outil.
Des communes françaises pourraient mener un essai similaire autour d’un besoin partagé, par exemple la préparation des courriers demandant des pièces complémentaires. Une intercommunalité ou un groupe de communes pourrait organiser le test, avec les agents concernés, en utilisant les documents de chaque administration. Avant d’étendre l’usage de l’outil, il faudrait mesurer le temps réellement gagné, en comptant les vérifications et les corrections, ainsi que les effets sur la qualité des réponses. Le projet aurait alors un objectif concret : réduire les délais pour les habitants et donner aux agents davantage de temps pour les dossiers complexes.
Plus d’infos : konsum.admin.ch
administration-numerique-suisse.ch
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